Samarinda, Klausa.co – Pemusnahan arsip di berbagai instansi pemerintah sangat penting dilakukan karena bertujuan mengurangi jumlah arsip yang tidak memiliki nilai guna sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan.
Namun, pemusnahan arsip di berbagai instansi khususnya di lingkup Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur tidak dilakukan sembarangan. Justru memiliki beberapa tahapan atau prosedur yang harus diikuti agar tidak terjadi persoalan dikemudian hari.
Kepala Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah Kaltim M Aswin pun membenarkan hal tersebut. Pemusnahan arsip memiliki prosedur yang cukup panjang. “Kita saja mulai melakukan pembentukan tim penilai penyeleksian arsip itu sejak 2021, tahun lalu,” ucapnya, Senin (22/8/2022).
Tim penilai penyeleksian arsip ini dibentuk untuk melakukan penyusunan daftar arsip hingga penilaian. Setelah arsip tersebut dianggap tidak lagi memiliki nilai guna, maka tahap selanjutnya meminta persetujuan Gubernur dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk melakukan pemusnahan.
“Jadi tidak sembarangan memusnahkan arsip itu. Sebab, arsip memiliki beberapa kriteria. Misalnya arsip keuangan, kriterianya harus 20 tahun,” jelasnya di Kantor Bappeda Kaltim, jalan Kesuma Bangsa, Kota Samarinda.
Sedangkan arsip yang berkaitan dengan kebijakan seperti Perda, Pergub, RPJMD, RKPD termasuk SK yang dibuat untuk kepentingan perencanaan dan peta-peta itu sepanjang masa tidak dihapuskan dinamakan arsip statis. “Harus disimpan dengan baik dan retensi diatas 10 tahun,” terangnya.
“Tapi kalau arsip yang retensinya dibawah 10 tahun, nah arsip inilah yang kita musnahkan. Surat biasa atau pertanggungjawaban itu juga retensinya dibawah 10 tahun. Setiap tahun bisa dilakukan pemusnahan terutama arsip-arsip yang aktif dan hanya jadwal, retensi atau umurnya itu hanya satu tahun,” sambungnya.
Oleh karenanya, pemusnahan arsip harus dilakukan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku. Sebab, ada beberapa kategori arsip yang seharusnya sudah dilakukan pemusnahan.
(APR/ADV/Diskominfo Kaltim)
IKUTI BERITA KLAUSA LAINNYA DI GOOGLE NEWS
